Het was misschien wel de meest bizarre internetrel van het jaar: Kanye West vs. Excel-fans. “Burn that Excel spread sheet,” twitterde de rapper en beledigde zo duizenden fans van Microsofts tabbellenmonster. Ze verdedigden hun favoriete programma en gingen los over de vele functies die hun leven zoveel makkelijker maken.
Veel mensen zullen het waarschijnlijk met Kanye eens zijn. Excel en andere spreadsheetprogramma’s staan bekend als nogal lastig en omslachtig, en zouden alleen voor boekhouders en statistici zijn.
Videos by VICE
Maar de Excel-fans hebben helemaal gelijk en Kanye niet. Ze hoeven zelf niks meer uit te rekenen, omdat het programma het allemaal voor ze doet, ze kunnen hun collega’s en vrienden imponeren met vette diagrammen en jongleren met data alsof het niks is. Met deze trucs leer je hoe Excel ook jouw leven makkelijker maakt.
1. Bevrijd jezelf: maak meer dan één nieuwe rij
Laten we beginnen met een makkelijke tip die je veel tijd bespaart. Stel je voor dat je een volgepropte tabel hebt, maar je wilt in het midden nog tien rijen toevoegen. Het probleem: als je met je rechtermuisknop klikt, krijg je alleen de optie om één rij toe te voegen – dat schiet niet op.
Je kunt ook veel rijen tegelijk maken: selecteer met je linkermuisknop een blok rijen door te klikken op de nummers ernaast. Kies vervolgens voor ‘cellen toevoegen’ en voilá: een groot aantal lege rijen.
2. Houd het overzicht: zet de bovenste rij vast
Excel-gebruikers kennen dit probleem wel. Als je in grote tabellen naar beneden scrolt, vergeet je al snel wat er boven al die cellen staat – omdat de eerste rij met dat labeltje niet meer te zien is. De beginnersoplossing: de hele tijd naar boven en beneden scrollen tot je muiswieltje begint te roken.
De pro-oplossing: onder ‘Beeld’, vind je de knop: ‘Blokkeren’. Klik “Bovenste rij blokkeren’, de belangrijke bovenste rij blijft op zijn plek staan – hoe ver je ook naar beneden scrolt.
3. Met veel data jongleren: draaitabellen voor beginners
Stel je voor: je tabel heeft tientallen parameters. Je hebt bijvoorbeeld verkoopstatistieken, verschillende landen en producten, prijzen, hoeveelheden enzovoort. Met dit soort gegevens kun je veel vragen beantwoorden: welk product werd het meest verkocht in de Verenigde Staten? In welk land was de omzet het grootst? Daarvoor zou je heel veel tijd kunnen verspillen met gegevens sorteren, delen of optellen, het overzicht kwijtraken, wanhopig worden – of je kunt een draaitabel (of pivot table) maken.
Een draaitabel is simpel gezegd een tool waarmee je snel grote hoeveelheden data met elkaar kan correleren. Microsoft heeft speciaal voor mensen die deze kunst willen leren een speadsheet online gezet.
Jouw eerste stap in de wereld van draaitabellen is makkelijk: markeer de hele tabel, bijvoorbeeld met de sneltoets Ctrl+A (Mac: Cmd+A), selecteer in het bovenste menu ‘Invoegen/Draaitabel’, bevestig met OK. Een nieuwe sheet wordt geopend. In het venster ‘Draaitabel-velden’ klik je op de gegevens waar je in geïnteresseerd bent, zoals producten en hoeveelheden. Excel stelt beide parameters in en berekent de som.
Als je bijvoorbeeld wil weten welk product het meest verkocht wordt in de VS, klik je achtereenvolgens op ‘Land’, ‘Product’, en ‘Eenheden verkocht’ en laat Excel de rest doen. Het resultaat: ‘Paseo’ werd het meest verkocht.
4. Maak wat ruimte vrij: pas de bestandsextensie aan
De oefentabel voor pivot-beginners heeft veel rijen, maar is met z’n 82 kB vrij klein. Maar het gebeurt vaak dat Excel-bestanden meer dan 10 MB zijn. Als je ruimte wilt besparen of het Excel-bestand makkelijk wilt kunnen mailen, kun je de bestandsgrootte met een truc verkleinen: sla het bestand gewoon opnieuw op.
Oude Excel-bestanden hebben de extensie .xls, die al sinds de jaren 80 bestaat. Sinds Excel 2007 bestaat de .xlsx-extensie, die wat meer functies heeft. Als je oude .xls-bestanden hebt, sla ze dan op met de nieuwe .xlsx-extensie. Als dat nog niet genoeg is, heb je ook nog het kleine binaire broertje: de .xlsb-extensie. Zeker bij grote tabellen kan het bestand de helft kleiner worden.
Een klein nadeel van .xlsb-extensies is de veiligheid; er kunnen programmaatjes – macro’s heten ze – in verstopt worden en dus is het in theorie mogelijk om malware te verstoppen in een Excel-bestand. Normaal gesproken krijgen Excel-bestanden met macro’s wel automatisch de extensie .xlsm. Bij .xlsb-bestanden weet je dus nooit zeker of er een schadelijke macro in zit.
5. AutoSom: laat Excel voor je rekenen
Veel mensen kennen Excel als tool voor de boekhouding waarmee je op betrouwbare wijze kunt uitrekenen hoe hoeveel je hebt uitgegegeven en hoeveel er is binnengekomen – bijvoorbeeld bij je studentenhuis of je voetbalvereniging. Een handige functie daarvoor is AutoSom: plaats de cursor simpelweg in een cel onder een rij cijfers en druk op het som-symbool (Σ) in de bovenste ‘Start’- balk, druk op enter. Excel berekent nu de som. Op het moment dat je ergens een getal verandert, berekent Excel meteen in realtime de nieuwe som.
Natuurlijk kan Excel ook elke andere som die die je ooit met wiskunde hebt gehad berekenen: van delen en worteltrekken tot procenten. Dit soort berekeningen kunnen worden ingevoerd met korte opdrachten. De som van cellen A1 tot en met A4 wordt berekend met de opdracht =SOM(A1:A4). Meer informatie over dit soort opdrachten legt Microsoft hier uit.
6. Taart of staaf: welk Excel-diagram?
Spannende getallen wil je graag mooi presenteren. Dit gaat het best met een diagram. Dat gaat met Excel heel snel. Eerst markeer je de cellen met de getallen en beschrijvingen, die je in je diagram wilt hebben, selecteer vervolgens ‘Invoegen’ en kies het diagramtype. De vraag is: welk diagram moet je hebben? Hier een paar vuistregels.
Het lijndiagram werkt het beste om getallen in de loop van de tijd te laten zien. Dus als je te maken hebt met data die afhankelijk is van een bepaald tijdstip, zoals de hoeveel geld je voetbalclub in de loop van het jaar in de kas had, dan kan je het beste dit diagram gebruiken. Een staafdiagram is ook een optie, maar dat ding kan met zijn balken afleiden van wat je echt wil laten zien: groei.
Als je een verdeling weer wilt geven, kan je niet om het staafdiagram heen. Wil je bijvoorbeeld illustreren welke voetballer in een seizoen de meeste goals heeft gescoord, dan gebruik je dit type diagram.
Een goed taartdiagram of cirkeldiagram maken is een kunst op zich. De kleuren alleen al kunnen een statement maken. Rood ziet eruit als een ‘probleem’, groen als ‘alles is oké’. Taartdiagrammen zijn optimaal om te laten zien wat de verhouding is ten opzichte van het totaal, bijvoorbeeld: hoeveel kiezers hebben welke partij gekozen? Of: hoeveel leden van een sportteam trainen liever ‘s ochtends, hoeveel ‘s avonds, en hoeveel leden hebben geen voorkeur?
7. Voorkom een getallenbrei: zo maak je je diagram netjes
Een goed diagram laat je meteen zien wat belangrijk is. Een slecht diagram verwart je met allerlei getallen, kolommen, labels, hulplijnen. Maar met drie trucjes maak je je diagrammen overzichtelijk. Open eerst de opmaaktool naast het diagram met Ctrl +1 (Mac: Cmd +1).
Stap 1: verwijder horizontale lijnen. Deze zijn alleen nuttig als je waarden exact wilt vergelijken – maar in een diagram doe je dat juist niet: je wilt een algemene indruk geven. Klik daarom twee keer op de horizontale lijnen en selecteer de optie: ‘geen lijn’ in de opmaakfunctie.
Stap 2: Waardes sorteren. Hiermee zet je je getallen op volgorde en kun je de verhoudingen schatten. Vooral bij rankings is dit belangrijk, trefwoord: bar charts. Om dit te doen, markeer de waarden in de tabel, klik erop met de rechtermuisknop en selecteer ‘sorteren’.
Stap 3: Beperk hoeveel waardes er op de assen staan. Te veel cijfers bij de assen zijn storend. Vaak zijn er maar een paar getallen nodig, bijvoorbeeld honderdtallen. Klik in het diagram op de waarden links van de Y-as, selecteer het diagrampictogram (‘opties voor as’) in de opmaaktool en verhoog het aantal aantal na het item ‘primaire eenheden’.
8. Tabel verkeerd om? Transponeren!
Hoe belangrijk het is hoe je de spreadsheet indeelt, wordt vaak pas duidelijk als het al te laat is. Een vervelend voorbeeld: je nummers lopen horizontaal in een rij en niet verticaal in een kolom. Dat is net alleen verwarrend maar maakt het sorteren ook lastig. Excel kan er beter mee omgaan als de getallen onder elkaar staan in plaats van naast elkaar. Je hoeft dat niet handmatig aan te passen, Excel heeft daar een handig hulpmiddel voor genaamd ‘transponeren’.
Om dit te doen selecteer je de tabel, kopieer met Ctrl+C (Mac: Cmd+C), zoek een lege plek in de sheet en zoek na een klik met de rechtermuisknop onder ‘plakken’ naar ‘transponeren’. Nu verwisselt Excel kolommen en rijen voor je en bespaart je urenlang copy-pasten.
9. VERT.ZOEKEN – De masterfunctie
Veel Excel-bloggers zijn het erover eens: wie VERT.ZOEKEN niet kent, kent Excel niet – of weet in ieder geval niet waarom Excel zo geweldig is.
Stel dat we een enorme lijst hebben met duizenden studenten, hun cijfers en gemiddelden. VERT.ZOEKEN kan je helpen om de cijfers te vinden van een specifiek persoon, zonder te scrollen of te verdwalen in de kolommen.
Bijvoorbeeld: we zijn op zoek naar het cijfer voor gym van Lydia Lorenz. Dan typen we de volgende opdracht in een lege cel:
=VERT>ZOEKEN(J3;A3:H22;7;0)
Okee, het ziet er wat cryptisch uit, maar het is dan ook een masterfunctie. VERT.ZOEKEN bestaat uit vier variabelen, die gescheiden door puntkomma’s tussen de haakjes staan.
Ten eerste het zoekcriterium, in ons voorbeeld de achternaam van de student. Dat is cel J3, waarin we met de hand ‘Lorenz’ invoeren. Ten tweede het zoekgebied, dus alle cellen die we willen doorzoeken. In dit geval dus ‘A3:H22’, dat wil zeggen alles vanaf cel A3 linksboven tot cel H22 rechtsonder.
Nu hebben we het kolomnummer nodig. Daar zitten de gegevens waar we naar op zoek zijn, in dit geval het cijfer voor sport. Dus we vullen een 7 in, omdat het vak sport in kolom 7 staat. De laatste waarde is niet zo belangrijk: met ‘0’ vertellen we Excel dat het resultaat precies moet overeenkomen met onze vraagstelling.
Nu voeren we in cel J3 de naam ‘Lorenz’ in, drukken op ‘Enter’ en zien – verrassing – een 1. Lydia, een geniale gymer.
10. Programmeren met Excel: ALS-DAN-functies met VERT.ZOEKEN
Nu de volgende stap: VERT.ZOEKEN koppelen aan een ALS-DAN-functie. We willen weten of een student gemiddeld lager staat dan een 4.0. Als dat zo is, moet Excel de alarmerende opmerking ‘GEVAARLIJK’ toevoegen, zo niet, dan een de vriendelijke opmerking ‘ALLES GOED’. Dus we zoeken naar een vrije cel en typen de volgende formule:.
=VERT.ZOEKEN(J6;A3:H22;8;0)
We zeggen nu: zoek het veld ‘J6’ (daar typen we de achternaam) in de tabel ‘A3:H22’ en geef ons dan de waarde van de achtste kolom, waar het gemiddelde cijfer staat. Dat wisten we al. Vervolgens combineren we dit met een ALS-functie.
=ALS((VERT.ZOEKEN(J6;A3:H22;8;0)>=4);”GEVAARLIJK”;”ALLES GOED”)
Deze lange formule zegt: als de waarde, die we zoeken met VERT.ZOEKEN, groter of gelijk aan vier is, krijgen we de opmerking ‘GEVAARLIJK’. Als dat niet zo is, komt er ‘ALLES GOED’ te staan.
Als je nu in veld J6 een achternaam invult, zoals Germar, dan zoekt de functie niet alleen naar het gemiddelde cijfer van Leoni Germar, maar vertelt ons ook of deze student gevaar loopt om te blijven zitten.
Als je het nog niet zat bent, ben je klaar om je aan te sluiten bij de Excel-enthousiasten in de krochten van het internet, om alles te halen uit de functies VERT.ZOEKEN en spreadsheets.
